Serienbriefe
Einladungsbriefe für das große Fest
Das Vereinsfest ist nun fertig geplant und nun sollen alle Mitglieder eingeladen werden. Der Vorstand besteht darauf, dass dafür Briefe verschickt werden. „Per Mail wäre das doch viel einfacher“, beschwert sich Lukas – der Schriftführer des Vereins. Aber das hilft ja nichts ...
Also lädt er sich eine Word-Vorlage für einen Brief herunter – dann stimmen bereits alle Abstände und der Brief ist ordentlich formatiert. „Jetzt also 20 Kopien anlegen – eine pro Mitglied – und immer den Namen und die Adresse anpassen“, stöhnt Lukas. „Das muss doch einfacher gehen!“
Aufgabe 1
Hast du eine Idee, wie man die Briefe einfacher erstellen kann?
Tipp
Wir können verwenden, dass wir doch bereits eine Excel-Tabelle aller Mitglieder haben.
Briefe in Serie
In der Informatik geht es oft darum, Vorgänge zu automatisieren. Auch das Schreiben vieler, gleicher, Briefe lässt sich automatisieren:
Serienbriefe
Ein Serienbrief ist ein Dokument, das an viele Empfänger gesendet werden soll. Folgende Punkte sind dabei wichtig:
- Man unterscheidet verschiedene Dokumenttypen wie Briefe, E-Mails, Etiketten etc.
- Für einen Serienbrief braucht man ein Startdokument (auch Hauptdokument genannt), in dem z.B. der Brief steht, der verschickt werden soll.
- Die Empfänger des Serienbriefs werden in einer Datenquelle aufgeführt. Das kann eine Datenbank oder eine Excel-Tabelle sein.
- Die Verknüpfung zwischen Startdokument und Datenquelle geschieht durch Seriendruckfelder. Diese fügt man ins Startdokument ein und verbindet sie mit der Datenquelle, z.B. wird dem Feld „Name“ die Tabellenspalte „Name“ zugeordnet.
- Vor dem Druck kann man eine Vorschau des Serienbriefs betrachten, bei der die Seriendruckfelder durch den Inhalt der Datenquelle ersetzt werden. Dann kann man sich durch alle Empfänger des Briefs „durchklicken“.
Aufgabe 2
Auch die Zeugnisse einer Klasse kann man als Serienbrief gestalten.
(a) Was steht hierbei im Startdokument? Was ist die zugehörige Datenquelle? Welche Seriendruckfelder kämen vor?
(b) Welche Vorteile bringt es, ein Zeugnis als Serienbrief zu gestalten?
